Facturatie automatiseren: het werk is klaar, de factuur ook.
Factureren op het einde van de maand kost je geld: elke dag later versturen is een dag later betaald. Laat facturen ontstaan waar het werk gebeurt, automatisch vertrekken via Peppol en zichzelf opvolgen tot ze betaald zijn.
Waarom facturatie automatiseren?
In veel kmo's is factureren een aparte klus. Iemand verzamelt werkbonnen, uren of bestellingen, tikt ze over in het boekhoudpakket en verstuurt de factuur. Dat gebeurt vaak in één keer, op het einde van de week of de maand.
Het gevolg ken je: materiaal of uren die vergeten worden, fouten bij het overtypen en klanten die weken na het werk pas een factuur krijgen. En wie laat factureert, wordt laat betaald.
De gegevens voor je factuur bestaan al op het moment dat het werk klaar is. Facturatie automatiseren betekent die gegevens niet meer overtikken, maar laten doorstromen: van werkbon, order of urenstaat naar een factuurvoorstel dat je enkel nog nakijkt.
Van werk tot betaling, zonder overtypen.
Je kiest zelf hoeveel je automatiseert en waar een mens blijft nakijken.
De factuur ontstaat vanzelf
Een afgetekende werkbon, een geleverde bestelling of goedgekeurde uren worden een factuurvoorstel in je boekhoudpakket.
Jij kijkt na
Je ziet het voorstel, past aan waar nodig en keurt goed. Voor vaste klanten en vaste bedragen kan dat ook volledig automatisch.
Versturen via Peppol
De factuur vertrekt als e-factuur via Peppol, of als pdf naar particulieren. Meer op Peppol-koppeling op maat.
Opvolgen tot betaling
Betalingen worden afgepunt, en wie te laat is krijgt een vriendelijke herinnering op het moment dat jij kiest.
Terugkerende facturen
Abonnementen, huur of onderhoudscontracten factureren zichzelf op de afgesproken datum, voor de juiste periode.
Zicht op wat openstaat
Eén overzicht van wat gefactureerd, vervallen en betaald is, zonder lijsten uit drie systemen samen te leggen.
Zo volg je je facturen op.
Een voorbeeld met verzonnen klanten en bedragen. Jouw versie bouwen we rond je eigen pakketten en in je eigen huisstijl.
Weet waar elke factuur zit
Per factuur zie je of ze via Peppol is afgeleverd, nog onderweg is of niet bezorgd kon worden. Zo merk je een probleem meteen, niet pas bij de herinnering.
- De status van elke factuur op één scherm.
- Een melding als een klant niet op Peppol te vinden is.
- Gekoppeld aan je boekhoudpakket.
Maandfacturatie zonder overtypen.
- Geen stapel bonnen of urenstaten die wacht tot het einde van de maand.
- Uren en materiaal komen altijd op de factuur.
- Je boekhouder krijgt facturen die al kloppen.
- Herinneringen vertrekken zonder dat iemand eraan moet denken.
- Uren goedgekeurdper project en per klantde 1e
- Factuurvoorstellen klaaréén per klant, met detail✓
- Nagekeken en goedgekeurddoor wie factureert✓
- Verstuurd via Peppolals e-factuur✓
- Herinnering na de vervaldagenkel als het nodig isvanzelf
Debiteurenbeheer automatiseren: opvolgen zonder nabellen
Een factuur versturen is maar de helft. De andere helft is weten wie betaald heeft, en iets doen als dat niet zo is. Dat debiteurenbeheer schuift in een drukke week makkelijk op.
Software kan betalingen afpunten op basis van je bankgegevens of je boekhoudpakket, tonen wat vervallen is en herinneringen sturen in je eigen toon: eerst vriendelijk, daarna duidelijker. Een klant met wie je iets afsprak, zet je even op pauze. Jij belt enkel nog waar een gesprek echt nodig is.
Facturatieprogramma of maatwerk?
Voor het opmaken en versturen van facturen bestaan uitstekende facturatieprogramma's en boekhoudpakketten, en de meeste versturen ook via Peppol. Vervang die niet. Maatwerk loont in wat ervoor en erna komt: de factuur laten ontstaan uit je eigen software, en de opvolging afstemmen op hoe jij met klanten omgaat.
Hoe Peppol precies werkt en wat verplicht is, lees je in Peppol in België. Werk je met Exact Online, lees dan Exact Online koppelen. En wil je ook de rest van je papierwerk aanpakken, kijk dan naar administratie automatiseren.
Van eerste factuur tot volledige stroom.
We beginnen bij het stuk dat vandaag het meeste tijd kost.
Waar ontstaat de factuur?
We volgen één factuur van het werk tot de betaling en zien waar gegevens overgetikt worden of blijven liggen.
Het voorstel staat klaar
We laten je werkbonnen, orders of uren een factuurvoorstel maken in je boekhoudpakket. Jij blijft nakijken.
Tot het betaald is
Daarna volgen de verzending via Peppol, het afpunten van betalingen en de herinneringen.
Antwoorden vooraf.
Staat je vraag er niet bij? Mail ons, je krijgt antwoord van iemand die er echt aan bouwt.
Kan je facturen volledig automatisch laten vertrekken?
Ja, als je dat wil. Voor vaste klanten, abonnementen of vaste bedragen kan een factuur zonder tussenkomst vertrekken. Voor al de rest raden we een factuurvoorstel aan dat iemand nakijkt en goedkeurt.
Met welke boekhoudpakketten kan dit?
Met elk pakket dat een API heeft, zoals Exact Online, Yuki, Billit of Odoo. Heeft je pakket er geen, dan zoeken we een andere weg, zoals een import in het formaat dat het pakket aanvaardt.
Moeten facturen aan particulieren ook via Peppol?
Nee. De verplichting geldt voor facturen tussen Belgische btw-plichtige bedrijven. Particulieren krijgen hun factuur zoals vroeger, bijvoorbeeld als pdf per mail. De software kiest zelf het juiste kanaal per klant.
Kunnen herinneringen in onze eigen toon?
Ja. Je bepaalt de teksten, de timing en het aantal herinneringen, en welke klanten je uitsluit. De herinnering vertrekt op jouw naam.
Wat met creditnota's en gedeeltelijke betalingen?
Die horen erbij. Een creditnota volgt dezelfde weg als een factuur, en een gedeeltelijke betaling wordt afgepunt zodat de herinnering enkel over het saldo gaat.
Wat kost facturatie automatiseren?
Dat hangt af van waar je facturen ontstaan, je boekhoudpakket en hoeveel je wil automatiseren. Na een kort gesprek krijg je een voorstel op maat, waar mogelijk met een vaste prijs vooraf.
Hoeveel dagen zit er bij jou tussen werk en factuur?
Vertel ons hoe een factuur vandaag tot stand komt. Binnen één werkdag krijg je een eerlijke inschatting van wat er automatisch kan.
Liever meteen praten? Bel 0477 32 87 90