Telefoonpermanentie zonder callcenter.
Een telefoon die blijft rinkelen terwijl iedereen op de baan staat, een kantoor dat om vijf uur sluit, een collega die ziek is. Met telefoonpermanentie wordt elke oproep beantwoord. Bij Vonkit doet een digitale assistent dat: hij helpt wie hij kan helpen, noteert de rest en laat de beller altijd naar een mens gaan.
Wat telefoonpermanentie is, en waar het vandaag stokt
Telefoonpermanentie betekent dat je telefoon opgenomen wordt, ook als je het zelf niet kunt: buiten de uren, tijdens de middag, bij ziekte of verlof. Klassiek doet een permanentiebureau dat, met mensen die voor meerdere bedrijven de telefoon opnemen. Veel kmo's hebben geen permanentie en vertrouwen op de voicemail. Daar spreken veel bellers niets in.
Een permanentiebureau of een digitale assistent?
- Een permanentiebureau heeft echte mensen aan de lijn. Dat is persoonlijk, maar die mensen werken voor veel bedrijven tegelijk en kennen het jouwe vooral van een fiche.
- Een digitale assistent neemt meteen op, dag en nacht, en antwoordt met wat in je bedrijfsfiche staat. Hij is geen mens: daarom zegt hij dat in zijn eerste zin, en kan de beller altijd naar een collega.
- Een voicemail wacht tot iemand terugbelt. Je weet niet wie belde of waarover, tot je hem afluistert.
Wil je dat elke beller een mens hoort, ook om tien uur 's avonds, dan blijft een permanentiebureau de juiste keuze. Een digitale assistent past wanneer de meeste oproepen een vraag, een melding of een terugbelverzoek zijn. Combineren kan ook: de assistent neemt op en schakelt bij dringende zaken door naar een collega van wacht of naar je permanentiedienst.
Telefoonpermanentie op het moment dat jij kiest.
Je zet het zelf aan of uit, en wisselt wanneer je wilt.
Buiten de uren
's Avonds, 's nachts, in het weekend en op sluitingsdagen, volgens je eigen openingsuren en uitzonderingen.
Tijdelijk
Bij ziekte, verlof of een drukke periode, tot een einddatum die jij kiest. De dag voordien krijg je een herinnering.
Als niemand opneemt
Je centrale of operator schakelt na enkele keren overgaan door. Zo blijft je eigen team de eerste lijn.
Altijd
Elke oproep, dag en nacht. Je collega's bellen terug wie dat nodig heeft, met het rapport voor zich.
Dringend? De wachtdienst
Bij een echte storing belt de assistent wie van wacht is, tot iemand bevestigt. Lukt dat niet, dan vertrekt meteen een mail.
Elke oproep genoteerd
Na elk gesprek een kort rapport met naam, nummer, vraag en prioriteit, per mail en in het dashboard.
Zo klinkt telefoonpermanentie met Receptra.
Receptra is de telefoonassistent die we zelf bouwden. De video laadt pas als je op afspelen klikt.
1:20
Lees de tekst van de video
De telefoon gaat. Je staat op een werf, je zit bij een klant, of het is zeven uur 's avonds. Weer een gemiste oproep.
Dat kan anders.
Receptra neemt voor je op. In de eerste zin zegt hij dat hij een digitale assistent is. En hij antwoordt alleen met wat in jouw bedrijfsfiche staat.
Weet hij het niet? Dan zegt hij dat eerlijk, en noteert hij de vraag.
Wil de beller een mens, dan drukt hij nul of zegt hij medewerker. Binnen de uren schakelt Receptra door. Daarbuiten noteert hij een terugbelverzoek.
Na elk gesprek krijg je een kort rapport: wie belde, waarover, en hoe dringend. Is het echt dringend, dan belt hij wie van wacht is.
Belt iemand in het Frans of het Engels? Receptra antwoordt in zijn taal. Met de live tolk spreek jij gewoon Nederlands, en hoort de beller de vertaling.
Jij kiest wanneer hij opneemt: altijd, buiten de uren, of tijdelijk bij verlof. En hij werkt met de telefonie die je al hebt.
Elke beller geholpen of genoteerd. Receptra, made by Vonkit.
Zo ziet telefoonpermanentie met Receptra eruit.
Dit zijn echte schermen van Receptra, met een verzonnen voorbeeldbedrijf. Bij jou komen je eigen logo, kleur en stem erin.
Permanentie wanneer jij het nodig hebt
Je kiest of de assistent altijd opneemt of enkel buiten de uren. Ben je met verlof, dan zet je hem tijdelijk aan tot een einddatum. Daarna stopt hij vanzelf.
- Feestdagen en sluitingsdagen als uitzondering.
- De noodknop zet hem meteen uit.
- Wisselen kan op elk moment.
Een beller die geholpen wordt, niet doorgeschakeld naar een bandje
De assistent stelt zich voor als digitale assistent, vraagt waarover het gaat en stelt de vragen die je collega straks nodig heeft. Wat in je fiche staat, beantwoordt hij meteen.
- Een mens is altijd bereikbaar met 0.
- Hij leest het verzoek terug voor hij afsluit.
- Met meertaligheid aan gaat hij verder in het Frans of Engels.
Elke oproep ligt klaar om op te volgen
Je collega's beginnen de dag met een lijst op prioriteit. Per oproep zien ze wie belde, waarover en wat de beller al probeerde, met het hele gesprek erbij.
- Per mail en in het dashboard.
- Dringend bovenaan, met de reden erbij.
- Verkopers en spam apart in een dagoverzicht.
Telefoonpermanentie op je eigen nummer.
Je hoeft niets te installeren of van operator te wisselen.
Bel hem zelf op
We maken een proefassistent met de informatie van je website. Je hoort meteen hoe hij jouw klanten te woord staat.
Wanneer en naar wie
Je kiest wanneer hij opneemt, wie bij dringende zaken gebeld wordt en waar de rapporten naartoe gaan.
Je nummer blijft
Je centrale of operator schakelt door naar de assistent, buiten de uren of als niemand opneemt. We testen het samen voor je start.
Antwoorden vooraf.
Staat je vraag er niet bij? Mail ons, je krijgt antwoord van iemand die er echt aan bouwt.
Wat is telefoonpermanentie?
Telefoonpermanentie betekent dat je telefoon opgenomen wordt, ook wanneer jij of je team het niet kan: buiten de kantooruren, tijdens de middag, in het weekend of bij ziekte en verlof. Dat kan met een permanentiebureau, met een collega van wacht of met een digitale assistent zoals Receptra.
Is een digitale assistent hetzelfde als een antwoordapparaat?
Nee. Een antwoordapparaat neemt een boodschap op en wacht. De assistent stelt vragen, beantwoordt wat in je bedrijfsfiche staat, leest het verzoek terug aan de beller en zet het als rapport klaar, met een prioriteit.
Kunnen we de permanentie alleen tijdens ons verlof gebruiken?
Ja. Je zet de assistent tijdelijk aan tot een einddatum. Hij neemt dan elke oproep op en stopt daarna vanzelf. De dag voordien krijg je een herinnering.
Blijft ons telefoonnummer hetzelfde?
Ja. Je centrale of je operator schakelt de oproepen door naar de assistent, op de momenten die jij kiest. Met een centrale zoals 3CX kan het ook via een SIP-trunk.
Kan de assistent een collega van wacht bellen?
Ja. Valt een oproep in een categorie die je dringend noemt, zoals een storing, dan belt hij de collega's van wacht af tot iemand bevestigt. Binnen de uren schakelt hij door naar het nummer dat jij kiest, ook naar een permanentiedienst.
Wat kost telefoonpermanentie met een digitale assistent?
Dat hangt af van het aantal oproepen, de momenten waarop hij opneemt en de opties die je wil. Na een demo met je eigen gegevens krijg je een voorstel op maat.
Hoeveel oproepen blijven er bij jou onbeantwoord?
Vertel ons wanneer je telefoon het vaakst blijft rinkelen. We maken een proefassistent met de informatie van je website, en je belt hem zelf op.
Liever meteen praten? Bel 0477 32 87 90