Peppol in België: wat het is, wat verplicht is en wat je ermee kan koppelen.

Wat is Peppol?

Peppol is een internationaal netwerk om e-facturen en andere handelsdocumenten veilig tussen bedrijven uit te wisselen. Het wordt beheerd door OpenPeppol, een vzw naar Belgisch recht die in 2012 werd opgericht.

Het netwerk werkt met vier schakels: jouw software, jouw Peppol-provider, de provider van je klant en de software van je klant. Je hoeft dus niet te weten welk pakket je klant gebruikt: met één aansluiting bereik je iedereen op het netwerk. Je kan je niet zelf op Peppol aansluiten. Dat gebeurt altijd via een erkende Peppol-provider, een toegangspunt of in het Engels access point. Meestal regelt je boekhoud- of facturatiepakket die aansluiting voor je, zelf als toegangspunt of via een partner. In België zijn er tientallen erkende providers.

Wat er over het netwerk gaat, is een gestructureerde e-factuur in het formaat Peppol BIS Billing 3.0: een XML-bestand in het UBL-formaat. Dat is geen afbeelding van een factuur, maar een bestand met gegevens die de software van je klant meteen kan inlezen, zonder overtypen. En net daarom kan je het koppelen.

Voor wie is Peppol verplicht?

• Elk bedrijf met een actief Belgisch btw-nummer. Zonder omzetdrempel, voor facturen aan andere Belgische btw-plichtige bedrijven.
• Ook kleine ondernemingen. Wie onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt, tot 25.000 euro omzet, valt volgens de overheid in principe ook onder de verplichting.
• Niet voor facturen aan particulieren. Maar ook wie enkel aan particulieren verkoopt, moet e-facturen van leveranciers kunnen ontvangen.
• Uitzonderingen. Failliete bedrijven, bedrijven met enkel vrijgestelde handelingen zoals bedoeld in artikel 44 van het btw-wetboek en forfaitaire btw-plichtigen moeten niet versturen. Buitenlandse bedrijven zonder vaste inrichting in België vallen er niet onder, ook niet als ze hier een btw-nummer hebben.
• Facturen aan de overheid. Die moesten al eerder elektronisch: bij de federale overheid voor alle nieuwe opdrachten sinds 1 maart 2024, bij de Vlaamse overheid al sinds 2017. Overheden ontvangen ze vooral via Mercurius, hun belangrijkste postkamer voor e-facturen, die via Peppol werkt. Het huidige Mercurius stopt eind 2026 en overheden stappen over op een nieuwe oplossing.

Om bereikbaar te zijn, heeft je bedrijf een Peppol-ID nodig, gebaseerd op je ondernemingsnummer. Hoe dat eruitziet en hoe je het opzoekt, lees je in Peppol-ID opzoeken.

Wat als je niet in orde bent?

Wie niet over de technische middelen beschikt om e-facturen te versturen of te ontvangen, riskeert vaste boetes: 1.500 euro bij een eerste vaststelling, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro bij elke volgende, met minstens drie maanden tussen de vaststellingen. Er gold een tolerantieperiode van 1 januari tot 31 maart 2026, enkel voor wie zich tijdig had voorbereid, en voor zelffacturatie tot 30 juni 2026. Een vraag om uitstel werd eind maart niet ingewilligd.

• Je klant kan niets ontvangen? Dan stuur je een gewone factuur, op papier of als PDF. Je klant blijft wel verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en riskeert zelf een boete.
• Je leverancier is nog niet klaar? Dan mag je de factuur in principe weigeren. Aanvaard je toch een PDF of papieren factuur, dan behoud je volgens de officiële FAQ van de overheid je recht op btw-aftrek. Niet alle adviseurs lezen dat even ruim, dus bespreek het bij twijfel met je boekhouder.

Zo schakel je over op Peppol

Begin augustus 2026 was volgens FOD Financiën 89 procent van de bedrijven geregistreerd, zo'n 1.060.000. Vlot liep het niet overal: in een bevraging van Unizo had maar 38 procent een vlotte overgang. Ben je nog niet klaar, of loopt het stroef, dan zijn dit de stappen.

Veel boekhoud- en facturatiepakketten hebben Peppol ingebouwd. In Exact Online bijvoorbeeld zit het standaard in alle versies, lees daarover Exact Online koppelen en slimmer maken met AI. De overheid publiceert een lijst met software, maar raadt geen enkel pakket aan. Let bij je keuze ook op een API: daarmee kan je je andere software later aan het pakket koppelen.

Je provider registreert je bedrijf op het netwerk, minstens met je ondernemingsnummer. Daarna kan je e-facturen ontvangen en versturen.

Een foute factuur corrigeer je met een creditnota, niet door ze aan te passen. Een factuur die je per vergissing ontvangt, weiger je met een antwoord via Peppol in plaats van ze te wissen. En btw rond je niet per factuurlijn af. Elke e-factuur moet ook een referentie van de koper of een bestelnummer bevatten, anders wordt ze geweigerd.

Bewaar de originele e-factuur, het XML-bestand, tien jaar lang vanaf 1 januari na het jaar van uitreiking. Omzetten naar een ander formaat mag, maar maakt het bewijs moeilijker. En wie het archiveren uitbesteedt, blijft zelf verantwoordelijk.

Wat je met Peppol kan koppelen

Wie Peppol enkel gebruikt om facturen uit het boekhoudpakket te versturen, haalt er maar de helft uit. Omdat een e-factuur gegevens bevat in plaats van een afbeelding, kan elke andere software ermee werken. Daar zit de echte tijdwinst.

Uitgaande facturen: vanuit je webshop, CRM of werkbonnen

Een bestelling van een bedrijfsklant in je webshop, een gewonnen offerte in je CRM of een afgetekende digitale werkbon wordt meteen een e-factuur die via Peppol vertrekt. Niemand tikt nog iets over, en de factuur vertrekt dezelfde dag in plaats van op het einde van de maand. De afgetekende werkbon, foto's of een PDF-kopie gaan als bijlage mee in de e-factuur: Peppol aanvaardt PDF, PNG, JPEG, CSV en spreadsheets. Bijlagen apart per mail versturen mag niet.

Inkomende facturen: automatisch verwerkt

Aankoopfacturen komen binnen als gegevens: leverancier, bedragen, btw en referenties zitten al in de e-factuur. Odoo zet ze bijvoorbeeld automatisch klaar als ontwerp van een aankoopfactuur, en in Octopus kan je ze automatisch laten inboeken. Toch boekt een e-factuur zich niet altijd vanzelf: een nieuwe leverancier, een ontbrekende bestelbon of een goedkeuring vraagt nog een mens. Met een koppeling gaan die gevallen meteen naar de juiste werf, bestelling of goedkeurder. Een workflow in n8n legt ze bijvoorbeeld ter goedkeuring voor aan de projectleider en laat ze pas na een akkoord inboeken.

Peppol-ID's automatisch opzoeken

Je software kan bij elke nieuwe klant zelf nagaan of die via Peppol bereikbaar is en het Peppol-ID bewaren in de klantfiche. Zo weet je bij de eerste factuur al hoe ze moet vertrekken. Hoe een Peppol-ID eruitziet en hoe je het opzoekt, lees je in Peppol-ID opzoeken via de Peppol Directory.

Statussen en bestellingen

Ondersteunen beide partijen het, dan laat je klant via Peppol weten of een factuur ontvangen, aanvaard, geweigerd of betaald is. Die statussen kan je meteen in je CRM tonen. En Peppol kan meer dan facturen: ook bestellingen, orderbevestigingen en leveringsberichten gaan over het netwerk. Voorlopig staan er in de Peppol Directory wel maar enkele duizenden Belgische vermeldingen die bestellingen kunnen ontvangen, tegenover meer dan twee miljoen voor facturen.

AI bovenop je facturen

Omdat de gegevens gestructureerd zijn, kan een AI-assistent er betrouwbaar mee werken: inkomende facturen naast offertes of contracten leggen, afwijkingen signaleren of vragen beantwoorden, zoals welke leveranciers dit jaar duurder werden. Met een MCP-server doet Claude of ChatGPT dat rechtstreeks op je eigen facturen, met jou als eindcontrole.

Hoe koppel je Peppol aan je software?

Meestal via de API van je boekhoudpakket, dat de factuur daarna zelf via Peppol verstuurt. Bij Exact Online en Teamleader Focus kan dat rechtstreeks via hun API, en bij Exact Online zelfs via Zapier. Voor WooCommerce en Shopify bestaan er plugins en apps, al kunnen de meeste enkel versturen. En wie veel facturen maakt of een eigen proces heeft, koppelt met de Peppol-API van een erkend toegangspunt, zoals Billit, Scrada, e-invoice.be of Recommand, telkens met webhooks en een testomgeving.

Goed om te weten: versturen kan vanuit meerdere pakketten tegelijk, maar ontvangen kan maar op één plek, want je bedrijf staat voor ontvangst bij één toegangspunt geregistreerd. Kies dus eerst waar inkomende facturen moeten binnenkomen. Welke weg het best past en hoe we zo'n koppeling bouwen, lees je op Peppol-koppeling op maat. Voor een webshop met Odoo lees je ook WooCommerce koppelen aan Odoo.

Wat kost Peppol?

"E-invoicing hoeft niet duur te zijn", schrijft de overheid zelf. Een paar voorbeelden van prijzen op 1 oktober 2026:

• Accountable heeft een gratis plan met Peppol-registratie en onbeperkt factureren en ontvangen, met beperkingen, zoals vijf uitgaven per maand en enkel via de app.
• Doccle laat je gratis ontvangen, versturen kost 4 euro per maand exclusief btw.
• Billit heeft geen gratis plan en start aan 6,90 euro per maand bij jaarlijkse betaling, of 7,50 euro bij maandelijkse betaling, voor 25 documenten per maand. Je kan het vijftien dagen gratis proberen.
• Odoo is zelf een toegangspunt en rekent niets extra voor versturen en ontvangen via Peppol, ook niet in de gratis Community-versie.
• Octopus heeft Peppol inbegrepen in al zijn licenties.

Er zijn ook fiscale voordelen. Eenmanszaken en kleine vennootschappen mogen kosten voor e-facturatie, zoals abonnementen en hulp bij het in gebruik nemen, voor de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 voor 120 procent aftrekken. Voor digitale investeringen, zoals aangekochte facturatiesoftware, geldt sinds 2025 een investeringsaftrek van 20 procent. Rekenen op de overheid zelf kan niet meer: Hermes, het noodplatform dat Peppol-facturen als PDF per mail doorstuurde, is sinds eind 2025 afgesloten, en in 2026 heeft de overheid geen eigen tool om te versturen of te ontvangen.

Wat komt er nog?

Peppol is pas de eerste stap. Op 18 juli 2026 keurde de ministerraad een voorontwerp van wet goed dat vanaf 1 januari 2028 e-rapportering invoert: leverancier en klant melden de gegevens van hun facturen dan bijna in real time aan de belastingdienst, en de jaarlijkse klantenlisting verdwijnt voor wie eronder valt. De tekst ligt nog voor advies, en volgens de Europese Commissie steunt ook dat systeem op de Peppol-standaarden. Op Europees niveau volgt vanaf 1 juli 2030 digitale rapportering voor facturen tussen bedrijven in verschillende EU-landen. Wie nu een goede Peppol-flow opzet, met koppelingen naar de rest van de software, is daar meteen klaar voor.

Veelgestelde vragen